Fatigue de réunion : Trop. De. Stimuli.

Les conversations vidéo sont un outil fantastique. Un court appel suffit pour prendre des décisions efficaces et partager des informations précieuses avec des clients ou des collègues. Les réunions en ligne permettent d’économiser un temps précieux, d’éviter d’interminables embouteillages et, bien sûr, de préserver l’environnement. Pourtant, nous sommes parfois fatigués de toutes ces réunions vidéo. Elles vous épuisent, vous aussi ? Voici 10 conseils pour mieux vivre vos vidéoconférences.

Les technologies de communication modernes comme Zoom et Microsoft Teams nous ont permis de continuer à communiquer à distance avec nos collègues. Les entreprises ont donc pu rester en activitémalgré le confinement. Une aubaine ! Et les chiffres en disent long. Les applications de chat vidéo ont vu leur nombre d’utilisateurs exploser au premier trimestre de 2020. Le nombre de minutes d’appel par jour a également battu des records. Mais la popularité de ce nouvel outil n’a pas que des avantages. Principale conséquence : la « fatigue de réunion ».

Selon certains psychologues, la Zoom fatigue est « une forme spécifique d’épuisement ressentie par les travailleurs lorsqu’ils passent beaucoup de longs appels vidéo ». Mais d’où vient cette fatigue ? Trop. De. Stimuli. Un appel vidéo vous obligeà vous concentrer sur plusieurs collègues à la fois. De plus, vous devez rester attentif sans participer activement en permanence. Donc même, si vous ne parlez pas pendant la réunion, vous devez vous efforcer de rester accessible et concentré.

7 astuces pour des vidéoconférences plus efficaces

Heureusement, il existe une solution. Elle est même plutôt simple : nouveau canal, nouvelle approche. On considère souvent que les réunions en ligne sont identiques aux réunions physiques au bureau. Mais ce n’est pas logique. Les visioconférences requièrent une approche distincte. Les deux mots clés pour vaincre la fatigue : planification et détente. Voici nos conseils simples et pratiques pour des réunions en ligne efficaces.

1.Créez un ordre du jour :

Soyez bref, soyez concis. Une réunion vidéo est l’occasion d’aborder des informations et points d’action concrets. Une réunion vidéo est l’occasion d’aborder des informations et points d’action concrets. De cette manière, vous pourrez facilement réduire de moitié la durée de la réunion.

2. Limitez le nombre de participants :

Plus il y aura de participants, plus vous aurez d’informations à traiter. Limitez donc le nombre d’invités au strict nécessaire. Les informations clés pourront facilement être partagées ultérieurement par e-mail ou lors d’un bref appel téléphonique avec les collègues qui n’étaient pas présents. Ainsi, tout le monde est informé et vos réunions peuvent rester brèves.

3. Répartissez les réunions dans votre agenda :

Enchaîner les réunions nuit à votre productivité. Alors que vous êtes encore en train de traiter tous les commentaires de la réunion précédente, vous devez déjà lancer la suivante. Pas très efficace. Mieux vaut donc répartir autant que possible les différents événements dans votre agenda. Une fois la réunion terminée, réfléchissez à ce que vous devez faire ou retenir. Et n’oubliez pas de souffler.

4. Choisissez votre canal :

Il existe un canal adapté à chaque message : de nombreux experts en marketing vous le diront. Mais ce principe s’applique également à la communication entre collègues et avec les clients. Par exemple, la présentation d’un nouveau projet doit se faire, si possible, lors d’une réunion physique. En revanche, un rapport de la situation ou une brève mise à jour peuvent tout à fait se communiquer en ligne.

5. Créez votre propre espace :

Dans le cadre d’une vidéoconférence, vous devez traiter un grand nombre d’informations. Des voisins bruyants, des enfants qui crient ou des travaux dans la rue sont autant de distractions supplémentaires. Un appel vidéo dans un café avec de la musique ? Ce n’est pas non plus l’idée du siècle – croyez-en notre expérience. Mieux vaut donc créer un espace calme pour vos appels vidéo, afin d’éviter de consacrer votre énergie aux stimuli extérieurs.

6. Gardez une certaine légèreté :

Toutes les vidéoconférences ne doivent pas forcément être sérieuses. Parfois, une touche de divertissement est la bienvenue. Heureusement, des entreprises comme Zoom ont aussi prévu cet aspect ludique. Pendant le confinement, Zoom a notamment ajouté de nombreuses fonctionnalités amusantes, des émojis aux filtres en passant par les effets de type Snapchat. C’est le moment d’expérimenter !

7. Éteignez parfois votre caméra :

On n’a pas toujours envie de voir son propre visage. Parfois, ce n’est d’ailleurs pas nécessaire. Si personne n’exige que votre caméra soit allumée pendant un appel, vous pouvez tout à fait l’éteindre. Un appel audio peut même suffire si vous ne parlez pas pendant une partie de la réunion.

8. Faites une chose à la fois :

Le multitâche n’existe pas. Les psychologues l’ont prouvé il y a longtemps : notre cerveau est incapable de faire plusieurs choses à la fois. Au mieux, nous passons rapidement d’une tâche à l’autre, mais nous perdons alors en efficacité. Tâchez donc de vous concentrer sur la réunion sans prêter attention à votre boîte de réception qui déborde. Plus vous prêterez attention à la conversation, plus vite vous pourrez ensuite vous remettre au travail.

9. Adaptez votre éclairage :

La lumière bleue de nos écrans peut troubler notre concentration. Elle peut même influencer la qualité de notre sommeil. Vous passez plusieurs heures par jour devant un écran d’ordinateur ? Sachez que des applications de chat vidéo comme Zoom vous permettent de travailler en « mode nuit », pour offrir à vos yeux le repos dont ils ont besoin.

10. Prenez du temps pour vous :

Il est essentiel de faire des pauses. Promenez-vous dans votre quartier, préparez un café ou jouez avec votre animal de compagnie. Paradoxalement, les télétravailleurs prennent souvent moins de pauses que les personnes qui sont au bureau. Prévoyez donc de courtes pauses tout au long de la journée.

Votre propre espace de travail

Ces conseils vous aideront à vaincre la Zoom fatigue. Mais sachez qu’il est tout aussi important d’aménager un espace de travail efficace. Envie de stimuler la productivité de votre équipe grâce à une solution de bureau à domicile adaptée à vos collaborateurs ? Découvrez nos différents forfaits pour un bureau professionnel à domicile.