Vergadermoeheid: te veel prikkels

Videogesprekken zijn fantastisch. Tijdens een korte call kan je efficiënt knopen doorhakken en waardevolle informatie delen met klanten of collega’s. Online vergaderen bespaart je veel tijd, ellenlange uren in de file en is natuurlijk ook beter voor het milieu. Maar soms zijn we die videomeetings echt wel even beu. Slaat de vergadermoeheid ook bij jou toe? Dit zijn 10 tips om je videomeetings weer op het goede spoor te krijgen.  

Moderne communicatietechnologieën als Zoom en Microsoft Teams stelden ons tijdens de coronacrisis in staat om op afstand te blijven communiceren met collega’s. Geweldig, want daardoor konden bedrijven gewoon verder werken, lockdown of niet. En de resultaten spraken boekdelen. Videochatapps zagen hun gebruikersaantallen in het eerste kwartaal van 2020 exponentieel stijgen. Ook het aantal belminuten per dag brak records. Maar toch begon videovergaderen bij een aantal mensen zijn tol te eisen. Gevolg: vergadermoeheid.

Volgens psychologen is vergadermoeheid ‘een specifieke vorm van vermoeidheid die werknemers ervaren als ze veel en lange videogesprekken hebben’. Waar die uitputting vandaan komt? Te. veel. prikkels. Bij videogesprekken moet je je concentreren op meerdere collega’s tegelijk. Bovendien moet je de aandacht erbij houden zonder constant actief samen te werken. Dus zelfs als je niet aan het praten bent tijdens een vergadering, streef je ernaar om benaderbaar en gefocust te blijven.

10 tips tegen vergadermoeheid

Gelukkig hoeft het niet zo te zijn. En de oplossing voor vergadermoeheid is zelfs redelijk simpel: ander kanaal, andere aanpak. Mensen beschouwen online meetings vaak hetzelfde als fysieke vergaderingen op kantoor. Maar dat is niet logisch. Videovergaderen vraagt een eigen, unieke aanpak. Planning en ontspanning zijn sleutelwoorden om die vergadermoeheid te verslaan. Dit zijn onze 10 tips om efficiënt te vergaderen waar je meteen mee aan de slag kan.

1.Maak een agenda

Houd het kort, houd het bondig. Een videovergadering is hét moment om concrete actiepunten en informatie te bespreken. Dus stel een agenda op met de zaken die je wil bespreken, stuur die door naar je collega’s of klanten en hou je daar ook aan. Zo kan je een lange meeting al snel halveren.

2. Beperk het aantal deelnemers

Hoe meer deelnemers bij de videovergadering aanwezig zijn, hoe meer informatie je moet verwerken. Beperk het aantal uitgenodigden dan ook tot het noodzakelijke. Belangrijke informatie kan je achteraf perfect via mail of een kort telefoontje doorbriefen aan de collega’s die niet aanwezig waren. Zo is iedereen op de hoogte en kan je meetings bondig houden.

3. Spreid meetings in je agenda

Van de ene videomeeting in de andere duiken zet een rem op je productiviteit. Terwijl je alle input van de vorige vergadering nog moet verwerken, ben je alweer bezig met de volgende. En dan komt de vergadermoeheid: niet zo efficiënt. Spreid je verschillende meetings dus zo veel mogelijk in je agenda. Denk na een meeting ook even na wat je moet doen of onthouden. En vergeet ondertussen niet te ademen.

4. Kies je kanaal

Voor elke boodschap een ander kanaal: menig marketing-expert zal je het vertellen. Maar dat principe gaat ook op voor communicatie tussen collega’s en met klanten. Een pitch voor een nieuw project doe je indien mogelijk in een fysieke meeting. Statusupdates of korte syncmomenten kunnen dan weer beter online.

5. Creëer je eigen ruimte

Tijdens een videovergadering krijg je heel wat informatie te verwerken. Luide buren, lawaaierige kinderen of afbraakwerken op straat kunnen voor heel wat extra afleiding zorgen. Een videocall in een koffiebar waar de muziek luid staat? Ook niet zo’n goed idee – we spreken uit ervaring. Creëer dus een rustige ruimte voor je videocalls zodat je geen energie verspilt aan prikkels van buitenaf.

6. Houd het luchtig

Een videovergadering moet niet altijd serieus zijn. Soms wil je het ook gewoon leuk maken. Gelukkig denken bedrijven als Zoom ook aan de ‘fun stuff’. Tijdens de lockdown heeft Zoom bijvoorbeeld heel wat leuke features gelanceerd, van emoji’s tot Snapchat-achtige filters en effecten. Tijd om te experimenteren?

7. Zet die camera soms uit

Soms wil je even niet naar je eigen gezicht kijken. En soms heeft dat ook even niet. Als niemand van je verlangt dat je de camera tijdens een call aan hebt staan, dan is dat ook echt niet nodig. Bel gewoon in via audio of zet de camera uit als je in een bepaald deel van de meeting niet aan het woord bent.

8. Doe één ding tegelijk

Multitasken bestaat niet. Psychologen hebben al langer bewezen dat ons brein geen verschillende dingen tegelijk kan doen. In het beste geval kunnen we snel switchen tussen taken, maar ook dat is helemaal niet zo efficiënt. Probeer dus je aandacht bij de meeting te houden en houd die volle inbox voor later. Hoe beter je focust op het gesprek, hoe sneller je daarna weer aan de slag kan.

9. Verander je belichting

Het blauwe licht van onze schermen kan een negatieve impact hebben op onze concentratie, een duidelijk symptoom van vergadermoeheid. Zelfs onze slaapkwaliteit kan eronder lijden. Zit jij meer dan een aantal uur per dag voor een computerscherm? Videochatapplicaties als Zoom laten je dan ook toe om in ‘nachtmodus’ te werken om je ogen de nodige rust te geven.

10. Neem een moment voor jezelf

Pauze nemen is belangrijk. Even een blokje om lopen, een koffietje maken of met je huisdier spelen: die kleine momenten geven je de tijd om even op adem te komen. Vreemd genoeg nemen thuiswerkers vaak minder pauze dan mensen die op kantoor werken. Plan dus korte pauzes in doorheen de dag.

Je eigen telewerkplek

Met deze 10 tips om vergadermoeheid te verslaan kom je al een heel eind. Maar ook een efficiënte thuiswerkplek is belangrijk. Wil jij de productiviteit van je team boosten met een thuiswerkoplossing op maat van je medewerkers? Ontdek hier onze verschillende bundels voor een professioneel thuiskantoor.